Berita Fikes online - Senat Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan (Sema Fikes) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (UIN Jakarta) mengadakan pelatihan administrasi dan kebendaharaan untuk seluruh bendahara dan sekretaris organisasi Fikes UIN Jakarta yang diselenggarakan melalui aplikasi zoom meeting pada Kamis, (16/6). Ketua pelaksana, Putri Madlani, dalam sambutannya menyampaikan harapannya dalam pelaksanaan pelatihan. “Saya ucapkan terimakasih kepada Dekan Fikes UIN Jakarta yaitu Dr apt Zilhadia M Si beserta Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni, dan Kerjasama, yaitu ibu Ida Rosyidah MA. Harapannya semoga semua informasi dan materi yang diberikan oleh narasumber dapat terealisasikan dengan baik  sehingga terkait mengenai laporan administrasi dan kebendaharaan setiap organisasi di Fikes dapat lebih  tertata dengan baik.” Tutur Putri. Ketua Sema, Aminah Muhdar, menyampaikan tujuan dilaksanakannya kegiatan pelatihan administrasi dan kebendaharaan. “Dilaksanakan kegiatan pelatihan administrasi dan kebendaharaan ini bertujuan untuk memudahkan sekretaris dan bendahara dalam menjalankan tugasnya. Diharapkan kepada teman-teman untuk berperan aktif dalam kegiatan hari ini.” Penyampaian materi pada sesi pertama mengenai administrasi yang disampaikan dengan diskusi  oleh Madinatul Musyarofah. Selama kegiatan pelatihan administrasi, mahasiswa dapat mengakses surat-menyurat secara daring melalui situs web Fikes UIN Jakarta. Untuk pengajuan proposal kegiatan organisasi harus dilakukan secara luring, hal ini dikarenakan untuk mempercepat Surat Pertanggungjawaban (SPJ) yang terdapat tanda tangan Ida selaku Wakil Dekan Kemahasiswaan. Sedangkan untuk jumlah kebutuhan rangkap proposal, hanya diperlukan satu saja kemudian diperbanyak dengan fotokopi. Untuk persuratan peminjaman fasilitas yang akan dilaksanakan secara berkala, perlu melampirkan jadwal peminjaman yang terdapat hari, tanggal, dan jam peminjaman. Peminjaman fasilitas ini perlu dilakukan pengecekan surat-suratnya terlebih dahulu untuk melihat ketersediaan tempat, apakah sudah dipakai oleh orang lain atau tidak. Jika sudah, maka akan dicarikan tempat lain. Penyampaian materi pada sesi kedua mengenai perbendaharaan yang disampaikan oleh Vani Adelin dan Samsudin berjalan dengan kondusif. Dalam pemaparannya, mahasiswa dapat berkoordinasi terkait pengelolaan keuangan dan peminjaman dengan bagian keuangan dan umum. Peminjaman yang berkaitan dengan ruang kelas, mahasiswa dapat berkoordinasi dengan divisi pramubakti yang terdapat di setiap lantai. Prosedur pengajuan peminjaman, mahasiswa harus menyerahkan dokumen ke bagian keuangan yang sudah dibubuhkan tanda tangan wakil dekan III dan kepala program studi masing-masing jurusan, terdapat Surat Pertanggungjawaban (SPJ), proposal, dan TOR. Lalu, akan diverifikasi dan akan diserahkan kembali bila terdapat kesalahan juga diberi waktu tenggat penyerahan revisi. Batas SPJ paling lambat, setengah bulan setelah kegiatan berlangsung. Samsudin menyarankan kepada mahasiswa untuk memiliki draft laporan SPJ agar pembuatan laporan bisa dilakukan dengan cepat. Terkait biaya konsumsi kegiatan mahasiswa, disarankan oleh Vani,  biaya makanan sejumlah Rp25.000 rupiah dan snack sejumlah Rp15.000 rupiah. Untuk biaya narasumber UIN, baik PNS/non PNS/mahasiswa maka gratis. Sedangkan untuk narasumber non UIN, seperti rektor fakultas lain, bisa mencapai 1 juta rupiah. Hal ini tergantung dari narasumber yang akan diundang. Terdapat batasan bayaran bagi moderator, yaitu sejumlah Rp500.000 rupiah untuk non UIN, jikalau dari UIN maka gratis. Jika terdapat pembelanjaan barang daring, maka untuk SPJ-nya perlu melampirkan bukti tagihan atau invoice. (fjt/zr)